Замените бумажный архив электронным

Экономьте деньги на штате, печати и аренде помещений — трансформируем тонны бумаг в гигабайты информации

Рассчитать стоимость

Миллионы
рублей экономии ежегодно

Поиск любого документа за 3 секунды

Удаленный
доступ для сотрудников

Сокращение бумажного оборота на 95%

Традиционный
формат архивов изжил себя — создадим электронный

Переведем хранилища бумажных документов в цифровой систематизированный каталог, где поиск нужной информации занимает всего 3 секунды.

При необходимости вывезем и утилизируем лишние бумаги. На весь период реализации проекта назначим персонального менеджера для поддержания коммуникации и ответов на возникающие вопросы.

Реализуем ваш проект в несколько этапов:

1

Обработка заявки

Заполнение диагностической анкеты для уточнения конечных целей и задач

2

Заключение договора

Разработка техзадания, выбор оптимального варианта оцифровки архивов

3

Сканирование документов

Расшивка при необходимости, сортировка, сканирование, обрезка электронных копий

4

Перевод в живой формат

При необходимости создадим файлы в форматах .doc, .xls, .ppt.

5

Создание каталога

Систематизация документов по параметрам ТЗ и разработка навигации

6

Настройка ПО

Загрузка данных и интеграция электронного архива в бизнес-процессы заказчика

7

Обучение персонала

Онлайн или офлайн-демонстрация всех возможностей работы с электронным архивом

8

Завершение проекта

Передача прав на ПО, подписание документов и оплата выполненных услуг

Предлагаем комплекс услуг: от оцифровки до СЭД и аналитики

Проведем комплексную автоматизацию работ с документами или выполним каждую услугу отдельно.

Беремся за проекты любого масштаба и уровня сложности — разработаем эффективное цифровое решение для достижения поставленных целей.

Сейчас у вас вот так:

Итоги оцифровки архивов наглядно

● Архив переполнен
 
● Значительные расходы на содержание архивариуса и помещения
 
● Потеря времени на поиск нужного документа
 
● Большая вероятность утраты архива полностью или частично
 
● Отслеживание сроков хранения
 
● Утилизация неактуальных документов
 
● Риск штрафов за неправильное хранение
 
● Сканы, бессистемно разложенные по электронным папкам
 
● Невозможность использования pdf-файлов для редактирования
 
● Пыльные стеллажи с тоннами документов
До
После

Сокращение физического документооборота на 95%
и еще 8 результатов

Внедрение в бизнес-процессы электронного архива сэкономит до 700 000 рублей в месяц и повысит скорость поиска документов от 5 раз.

Эффект от ретроконверсии архивов будет заметен вам, персоналу и партнерам по бизнесу.

Автоматизация рутинных процессов влияет на рост лояльности клиентов и сотрудников.

Получение необходимой информации за 3 секунды без отрыва от выполнения обязанностей.

Возможность удаленного доступа к архивам и одновременного пользования несколькими сотрудниками.

Оптимизация арендуемых площадей, персонала, бумаги.

Разграничение прав доступа и контроль за получением информации сотрудниками.

ПО регулярно производит автоматическое копирование данных.

Организация архива с соблюдением требований закона — сроков и правил хранения, комплектации и учета документов.

Оцифрованный архив невозможно потерять при переезде компании и форс-мажорах.

Закажите ретроконверсию и автоматизируйте работу с архивами документов

Разгрузите помещения и сотрудников от выполнения рутинных задач

0%
Обязательно

Идеально на любом этапе

Оцифровываете самостоятельно или только планируете — подключимся на любом этапе

Сканирование документов — это лишь десятая часть создания современного электронного архива с систематизированным каталогом и грамотной навигацией для быстрого поиска. Разработаем архив с нуля или доведем до результата уже самостоятельно начатую оцифровку. Установим и настроим специализированное ПО для работы с документами и интегрируем электронный каталог.

Бережно, с вниманием к деталям

0 документов пострадало за время нашей работы

Бережно относимся к ветхим документам и возвращаем их в том же виде, в каком получили для ретроконверсии. Используем безопасный планетарный сканер без УФ-излучения. Несем материальную ответственность за причинение ущерба по вине наших сотрудников. Гарантируем максимально возможное качество оцифровки оригиналов, имеющих дефекты.

Внедрение СЭД

Внедрение СЭД от 30 дней

Поможем организовать и настроить систему электронного документооборота. Обеспечим возможность:

  • хранения, редактирования и сортировки данных в единой базе

  • защиты конфиденциальности за счет современных инструментов шифрования

  • дистанционной отправки и согласования документов

  • поиска по ключевым словам, датам, разделам

  • отслеживания сроков выполнения задач сотрудниками

 

Обучение

Обучаем управлению архивами

Проведем обучение персонала для работы в программе с целью максимально эффективного использования возможностей электронного архива. Также будем консультировать по возникающим вопросам и после запуска ПО.

12+

Лет работы в сфере оцифровки и аналитики данных.

20+

Квалифицированных специалистов.

10+

Единиц профессионального оборудования от топовых производителей.

12+

Более 12 успешно оцифрованных архивов.

文件

Работа с документами на любых языках.

99,9%

Идеальное качество сканирования документации любой сложности.

M-docs комплексно и эффективно решает проблемы по работе с документами — мы реализуем проекты быстро, качественно и по доступной цене.

Еще 10 → особенностей стиля работы M-docs

Диагностика проблемы

Проведем аудит вашего архива для точного определения задач и конечных целей

Разработка технического задания

Составим подробный план, с учетом форматов сканирования, разграничения прав доступа и других пожеланий

Выбор оптимального решения

Действуем в интересах клиента без навязывания дополнительных услуг

Отчет на каждом этапе работы

Вы оплачиваете только фактически выполненные услуги

Учет внутренних стандартов

Создаем архив в соответствии с корпоративными требованиями и регламентами

Простота использования ПО

Предлагаем удобные решения, понятные без предварительного обучения

Защита персональных данных

Работаем строго в соответствии с федеральным законом No 152-ФЗ “О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ”

Заключение NDA

Несем материальную ответственность за сохранение конфиденциальной информации

Выездное сканирование

При необходимости проведем оцифровку документов в вашем офисе

Сокращение углеродного следа

Вывозим в переработку старые бумажные документы, а на вырученные деньги высаживаем новые деревья

Результаты ретроконверсии: как все происходит на практике

Узнать подробнее!

Топ-5 вопросов, интересных компаниям с архивами

Задать другой вопрос

Оцифрованный архив — это намного больше, чем скан-копии оригиналов. Сканирование — это первый этап создания электронного каталога. Кроме того, для ретроконверсии разного типа документов, например, чертежей, сшитых или ветхих бумаг, требуются разные виды дорогостоящего профессионального оборудования. Закупать несколько моделей сканов для непрофильных компаний экономически невыгодно.

Задача клиента будет заключаться только в том, чтобы составить список сканируемых документов и показать, где они лежат. Всю остальную работу проводят специалисты M-docs. Нагрузки на ваш штатный персонал будет минимальной.

Нет. У нас внедрена двухэтапная проверка отсканированных документов.

Да, мы несем материальную ответственность за причинение вреда по вине наших сотрудников. Все условия зафиксированы в договоре об оказании услуг.

Для сканирования таких документов используем только профессиональное оборудование без УФ-излучения.

Сократите расходы на содержание бумажных архивов

Создайте электронный каталог и экономьте до 700 000 рублей в месяц

0%
Обязательно