Замените бумажный архив электронным
Экономьте деньги на штате, печати и аренде помещений — трансформируем тонны бумаг в гигабайты информации
Миллионы рублей экономии ежегодно
Поиск любого документа за 3 секунды
Удаленный доступ для сотрудников
Сокращение бумажного оборота на 95%
Традиционный формат архивов изжил себя — создадим электронный
Переведем хранилища бумажных документов в цифровой систематизированный каталог, где поиск нужной информации занимает всего 3 секунды.
При необходимости вывезем и утилизируем лишние бумаги. На весь период реализации проекта назначим персонального менеджера для поддержания коммуникации и ответов на возникающие вопросы.
Реализуем ваш проект в несколько этапов:
Обработка заявки
Заполнение диагностической анкеты для уточнения конечных целей и задач
Заключение договора
Разработка техзадания, выбор оптимального варианта оцифровки архивов
Сканирование документов
Расшивка при необходимости, сортировка, сканирование, обрезка электронных копий
Перевод в живой формат
При необходимости создадим файлы в форматах .doc, .xls, .ppt.
Создание каталога
Систематизация документов по параметрам ТЗ и разработка навигации
Настройка ПО
Загрузка данных и интеграция электронного архива в бизнес-процессы заказчика
Обучение персонала
Онлайн или офлайн-демонстрация всех возможностей работы с электронным архивом
Завершение проекта
Передача прав на ПО, подписание документов и оплата выполненных услуг
Предлагаем комплекс услуг: от оцифровки до СЭД и аналитики
Проведем комплексную автоматизацию работ с документами или выполним каждую услугу отдельно.
Беремся за проекты любого масштаба и уровня сложности — разработаем эффективное цифровое решение для достижения поставленных целей.
Перевод информации с бумажных носителей в систематизированный электронный формат с быстрым поиском.
Автоматизация документооборота на всех этапах — создание, редактирование, согласование, обмен.
Конвертации pdf в редактируемый формат .docx или .pptx с полным сохранением макета и информации оригинала.
Экстракция необходимых данных из массива документов и внесение в таблицы с заданной структурой.
Формирование бизнес-метрик, методика расчета KPI, внедрение BI-инструмента для визуализации данных и построение графиков.
Сейчас у вас вот так:
Итоги оцифровки архивов наглядно
Сокращение физического документооборота на 95% и еще 8 результатов
Внедрение в бизнес-процессы электронного архива сэкономит до 700 000 рублей в месяц и повысит скорость поиска документов от 5 раз.
Эффект от ретроконверсии архивов будет заметен вам, персоналу и партнерам по бизнесу.
Повысите ценность компании
Автоматизация рутинных процессов влияет на рост лояльности клиентов и сотрудников.
Ускорите поиск документов
Получение необходимой информации за 3 секунды без отрыва от выполнения обязанностей.
Увеличите эффективность работы
Возможность удаленного доступа к архивам и одновременного пользования несколькими сотрудниками.
Сократите расходы на содержание архива
Оптимизация арендуемых площадей, персонала, бумаги.
Повысите уровень конфиденциальности
Разграничение прав доступа и контроль за получением информации сотрудниками.
Повысите безопасность хранения
ПО регулярно производит автоматическое копирование данных.
Минимизируете вероятность штрафов
Организация архива с соблюдением требований закона — сроков и правил хранения, комплектации и учета документов.
Исключите утрату документов
Оцифрованный архив невозможно потерять при переезде компании и форс-мажорах.
Закажите ретроконверсию и автоматизируйте работу с архивами документов
Разгрузите помещения и сотрудников от выполнения рутинных задач
Идеально на любом этапе
Оцифровываете самостоятельно или только планируете — подключимся на любом этапе
Сканирование документов — это лишь десятая часть создания современного электронного архива с систематизированным каталогом и грамотной навигацией для быстрого поиска. Разработаем архив с нуля или доведем до результата уже самостоятельно начатую оцифровку. Установим и настроим специализированное ПО для работы с документами и интегрируем электронный каталог.
Бережно, с вниманием к деталям
0 документов пострадало за время нашей работы
Бережно относимся к ветхим документам и возвращаем их в том же виде, в каком получили для ретроконверсии. Используем безопасный планетарный сканер без УФ-излучения. Несем материальную ответственность за причинение ущерба по вине наших сотрудников. Гарантируем максимально возможное качество оцифровки оригиналов, имеющих дефекты.
Внедрение СЭД
Внедрение СЭД от 30 дней
Поможем организовать и настроить систему электронного документооборота. Обеспечим возможность:
- хранения, редактирования и сортировки данных в единой базе
- защиты конфиденциальности за счет современных инструментов шифрования
- дистанционной отправки и согласования документов
- поиска по ключевым словам, датам, разделам
- отслеживания сроков выполнения задач сотрудниками
Обучение
Обучаем управлению архивами
Проведем обучение персонала для работы в программе с целью максимально эффективного использования возможностей электронного архива. Также будем консультировать по возникающим вопросам и после запуска ПО.
Опыт и будни команды: цифры и кадры
12+
Лет работы в сфере оцифровки и аналитики данных.
20+
Квалифицированных специалистов.
10+
Единиц профессионального оборудования от топовых производителей.
12+
Более 12 успешно оцифрованных архивов.
文件
Работа с документами на любых языках.
99,9%
Идеальное качество сканирования документации любой сложности.
M-docs комплексно и эффективно решает проблемы по работе с документами — мы реализуем проекты быстро, качественно и по доступной цене.
Еще 10 → особенностей стиля работы M-docs
Диагностика проблемы
Проведем аудит вашего архива для точного определения задач и конечных целей
Разработка технического задания
Составим подробный план, с учетом форматов сканирования, разграничения прав доступа и других пожеланий
Выбор оптимального решения
Действуем в интересах клиента без навязывания дополнительных услуг
Отчет на каждом этапе работы
Вы оплачиваете только фактически выполненные услуги
Учет внутренних стандартов
Создаем архив в соответствии с корпоративными требованиями и регламентами
Простота использования ПО
Предлагаем удобные решения, понятные без предварительного обучения
Защита персональных данных
Работаем строго в соответствии с федеральным законом No 152-ФЗ “О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ”
Заключение NDA
Несем материальную ответственность за сохранение конфиденциальной информации
Выездное сканирование
При необходимости проведем оцифровку документов в вашем офисе
Сокращение углеродного следа
Вывозим в переработку старые бумажные документы, а на вырученные деньги высаживаем новые деревья
Результаты ретроконверсии: как все происходит на практике
Задача
Оцифровка данных и создание электронного каталога документов в соответствии с внутрикорпоративными требованиями.
Решение
- Провели первичный аудит, разработали оптимальное решение проблемы;
- Подготовили и согласовали техническое задание с учетом формата документов, программного обеспечения и внутренних стандартов компании;
- Отсканировали документы, систематизировали каталог, разработали навигацию;
- Подключили и настроили ПО у заказчика, интегрировали электронный архив;
- Провели обучение персонала;
- Вывезли и утилизировали ненужные документы.
Результат
Скорость поиска нужной информации выросла в 5-7 раз. Электронный формат исключил вероятность утери информации, а разграничение прав доступа для сотрудников усилило конфиденциальность документов.
Задача
Оцифровка документов и создание электронного каталога.
Решение
- Совместно заполнили диагностическую анкету, определили цели и задачи;
- Разработали техническое задание и оптимальный сценарий реализации проекта;
- Выполнили задачи: сканирование, систематизация информации, создание каталога и навигации;
- Установили и настроили ПО;
- Внедрили электронный каталог в бизнес-процессы клиента, обучили персонал.
Результат
Ускорили поиск отдельных документов и групп, связанных общими параметрами. Исключили на 100% риск утраты и повысили контроль доступа к информации за счет разграничения прав. Время на обработку документов при внутренних процессах сократилось в 3-5 раз
Топ-5 вопросов, интересных компаниям с архивами
Зачем тратить деньги, если можно самостоятельно отсканировать все документы?
Оцифрованный архив — это намного больше, чем скан-копии оригиналов. Сканирование — это первый этап создания электронного каталога. Кроме того, для ретроконверсии разного типа документов, например, чертежей, сшитых или ветхих бумаг, требуются разные виды дорогостоящего профессионального оборудования. Закупать несколько моделей сканов для непрофильных компаний экономически невыгодно.
Наши сотрудники будут принимать участие в оцифровке архивов?
Задача клиента будет заключаться только в том, чтобы составить список сканируемых документов и показать, где они лежат. Всю остальную работу проводят специалисты M-docs. Нагрузки на ваш штатный персонал будет минимальной.
Бывают ли ошибки при сканировании документов плохого качества?
Нет. У нас внедрена двухэтапная проверка отсканированных документов.
Несете ли вы ответственность за порчу документов?
Да, мы несем материальную ответственность за причинение вреда по вине наших сотрудников. Все условия зафиксированы в договоре об оказании услуг.
Безопасно ли сканирование для музейных экспонатов: писем, газет, плакатов и других бумажных носителей?
Для сканирования таких документов используем только профессиональное оборудование без УФ-излучения.
Компания ООО «Звук» выражает искреннюю благодарность «M-Docs» за реализацию проекта по оцифровке документов и созданию электронного каталога данных в соответствии с внутрикорпоративными требованиями.
Реализованный компанией «М-Docs» проект по оцифровке документов обеспечил оперативное получение информации, тем самым исключив риски утраты документов, и обеспечил внутри компании контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав.
В начале 2022 года компания «М-Docs» реализовала для нас проект по оцифровке части договорного фонда, что обеспечило нам простоту и удобство поиска информации, а также позволило оптимизировать использование офисного пространства за счет создания архива за пределами офиса.
Сократите расходы на содержание бумажных архивов
Создайте электронный каталог и экономьте до 700 000 рублей в месяц
